Menentukan kebutuhan cleaning service untuk gedung perkantoran tidak cukup hanya dengan menghitung jumlah lantai atau luas bangunan. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan juga dipengaruhi oleh luas area yang harus dibersihkan, jenis ruangan, tingkat aktivitas, jam operasional, frekuensi pembersihan, hingga fasilitas yang tersedia di dalam gedung.
Jumlah petugas yang terlalu sedikit dapat membuat beberapa area tidak terawat dan pekerjaan tidak selesai sesuai standar. Sebaliknya, jumlah tenaga kerja yang terlalu banyak dapat membuat biaya operasional menjadi kurang efisien.
Karena itu, pengelola gedung perlu menghitung kebutuhan cleaning service berdasarkan karakteristik dan beban kerja aktual setiap area.
Faktor yang Menentukan Kebutuhan Cleaning Service
Sebelum menentukan jumlah petugas, ada beberapa faktor yang perlu diperhitungkan. Tidak semua area gedung memiliki tingkat kebutuhan cleaning yang sama.
1. Luas area yang harus dibersihkan
Luas area merupakan salah satu faktor dasar dalam menghitung kebutuhan tenaga cleaning service. Semakin besar area yang harus ditangani, semakin besar pula beban kerja yang harus diselesaikan.
Namun, luas bangunan saja belum cukup untuk menentukan jumlah petugas. Gedung dengan luas yang sama dapat membutuhkan jumlah cleaning service yang berbeda jika karakteristik dan tingkat aktivitasnya berbeda.
2. Jenis dan fungsi ruangan
Setiap ruangan memiliki kebutuhan pembersihan yang berbeda. Area kantor, toilet, lobi, pantry, koridor, ruang meeting, tangga, lift, dan area publik tidak dapat diperlakukan dengan standar yang sama.
Toilet dan area dengan lalu lintas tinggi, misalnya, biasanya membutuhkan perhatian lebih sering dibandingkan ruang kantor yang jarang digunakan.
3. Tingkat kepadatan dan aktivitas
Jumlah orang yang menggunakan gedung juga memengaruhi beban kerja cleaning service. Gedung dengan banyak karyawan, tamu, atau pengunjung umumnya menghasilkan lebih banyak sampah dan membutuhkan frekuensi pembersihan yang lebih tinggi.
Hal ini terutama penting untuk area seperti lobi, toilet, lift, koridor, pantry, dan ruang makan.
4. Jam operasional gedung
Gedung yang beroperasi selama jam kerja normal memiliki kebutuhan yang berbeda dengan gedung yang beroperasi 24 jam.
Jika aktivitas berlangsung sepanjang hari, pengelola mungkin membutuhkan pembagian shift atau penjadwalan petugas agar area tetap terjaga tanpa mengganggu aktivitas penghuni gedung.
5. Frekuensi pembersihan
Tidak semua pekerjaan cleaning harus dilakukan dengan frekuensi yang sama. Beberapa pekerjaan dilakukan beberapa kali sehari, sementara pekerjaan lain cukup dilakukan sekali sehari, mingguan, atau secara berkala.
Contohnya, pemeriksaan dan pembersihan toilet dapat dilakukan berkali-kali dalam satu hari, sedangkan pembersihan mendalam pada area tertentu dapat dijadwalkan secara periodik.
Bagaimana Cara Menghitung Kebutuhan Cleaning Service?
Pendekatan paling sederhana adalah membandingkan luas area yang harus dibersihkan dengan kapasitas kerja efektif seorang petugas.
Secara sederhana, perhitungannya dapat digambarkan sebagai berikut:
Jumlah petugas = Total area yang harus dibersihkan ÷ Kapasitas kerja efektif per petugas
Namun, angka tersebut sebaiknya tidak langsung dijadikan jumlah tenaga kerja final. Pengelola gedung perlu menyesuaikannya dengan jenis area, tingkat kesulitan pekerjaan, frekuensi pembersihan, waktu kerja, serta kebutuhan coverage di lapangan.
Contoh Perhitungan Sederhana
Misalnya sebuah gedung perkantoran memiliki total area yang perlu dibersihkan sebesar 10.000 m².
Jika berdasarkan metode kerja dan kondisi lapangan ditetapkan bahwa satu petugas memiliki kapasitas efektif untuk menangani sekitar 500 m² area dalam satu periode kerja, maka:
10.000 m² ÷ 500 m² = 20 petugas
Dalam contoh sederhana tersebut, kebutuhan awal adalah sekitar 20 petugas.
Namun, angka 20 bukan berarti otomatis menjadi kebutuhan final gedung. Jika di dalam gedung terdapat banyak toilet, area publik, pantry, ruang dengan aktivitas tinggi, atau kebutuhan pembersihan yang lebih sering, jumlah tersebut dapat perlu disesuaikan.
Mengapa Kapasitas Kerja Tidak Bisa Disamaratakan?
Salah satu kesalahan dalam menghitung kebutuhan cleaning service adalah menggunakan satu angka produktivitas untuk seluruh jenis area.
Membersihkan lantai ruang kantor yang relatif kosong tentu berbeda dengan membersihkan toilet yang digunakan ratusan orang setiap hari. Demikian juga dengan area lobi yang memiliki lalu lintas tinggi dibandingkan ruang penyimpanan yang jarang digunakan.
Karena itu, perhitungan yang lebih akurat sebaiknya membagi gedung ke dalam beberapa kategori area.
| Jenis Area | Contoh | Hal yang Perlu Dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Area kantor | Ruang kerja dan ruang meeting | Luas area, jumlah penghuni, frekuensi pembersihan |
| Area publik | Lobi dan koridor | Tingkat lalu lintas dan frekuensi aktivitas |
| Area sanitasi | Toilet | Jumlah pengguna dan frekuensi pemeriksaan |
| Area pendukung | Pantry dan ruang makan | Aktivitas, sampah, dan kebutuhan sanitasi |
| Area vertikal | Tangga dan lift | Frekuensi penggunaan dan akses pembersihan |
Jangan Lupakan Waktu Kerja Efektif
Seorang cleaning service tidak menghabiskan seluruh waktu kerja untuk membersihkan permukaan atau lantai.
Waktu kerja juga dapat digunakan untuk:
- Persiapan peralatan.
- Pengisian atau pengambilan bahan pembersih.
- Memindahkan peralatan antararea.
- Mengumpulkan dan membuang sampah.
- Melakukan pemeriksaan area.
- Berkoordinasi dengan supervisor.
- Menangani pekerjaan tambahan atau permintaan khusus.
- Istirahat sesuai ketentuan kerja.
Karena itu, kapasitas kerja sebaiknya menggunakan waktu kerja efektif, bukan sekadar total jam kerja yang tersedia.
Perlukah Menambahkan Petugas Cadangan?
Dalam operasional gedung, perhitungan kebutuhan tenaga kerja juga perlu mempertimbangkan kondisi ketika seorang petugas tidak dapat bekerja.
Ketidakhadiran dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti cuti, sakit, atau kondisi lain yang membuat petugas tidak tersedia. Jika seluruh operasional bergantung pada jumlah minimum tanpa mekanisme pengganti, kualitas layanan dapat ikut terdampak.
Karena itu, pengelola gedung dan penyedia layanan perlu memiliki mekanisme backup atau replacement yang jelas. Bentuknya dapat berbeda-beda tergantung kontrak layanan dan kebutuhan operasional gedung.
Jumlah Cleaning Service Bukan Satu-satunya Faktor
Menambah jumlah petugas tidak selalu menjadi solusi ketika hasil cleaning belum memenuhi standar.
Kualitas pekerjaan juga dapat dipengaruhi oleh:
- Pembagian area kerja.
- Jadwal dan frekuensi pembersihan.
- Ketersediaan peralatan.
- Kualitas bahan pembersih.
- Pelatihan petugas.
- Supervisi.
- Prosedur pemeriksaan kualitas.
- Koordinasi antara petugas dan pengelola gedung.
Artinya, evaluasi kebutuhan cleaning service sebaiknya melihat keseluruhan sistem kerja, bukan hanya jumlah orang.
Kapan Kebutuhan Cleaning Service Perlu Dievaluasi?
Perhitungan tenaga kerja sebaiknya tidak dianggap sebagai angka yang permanen. Perubahan operasional gedung dapat membuat kebutuhan tenaga kerja ikut berubah.
Evaluasi dapat dipertimbangkan ketika:
- Luas area gedung bertambah atau berkurang.
- Jumlah penghuni atau pengguna gedung berubah signifikan.
- Jam operasional berubah.
- Ada penambahan fasilitas baru.
- Frekuensi keluhan kebersihan meningkat.
- Beberapa area tidak dapat dibersihkan sesuai jadwal.
- Kualitas kebersihan menurun meskipun prosedur kerja sudah dijalankan.
- Biaya tenaga kerja meningkat tetapi hasil layanan tidak mengalami peningkatan yang sebanding.
Checklist Sebelum Menentukan Jumlah Petugas
Sebelum menetapkan jumlah cleaning service untuk sebuah gedung, pengelola dapat menggunakan checklist berikut:
- Total luas area yang perlu dibersihkan.
- Jenis dan fungsi setiap area.
- Jumlah penghuni atau pengguna gedung.
- Tingkat lalu lintas setiap area.
- Jam operasional gedung.
- Frekuensi pembersihan yang dibutuhkan.
- Jenis pekerjaan harian dan berkala.
- Peralatan cleaning yang tersedia.
- Waktu kerja efektif.
- Kebutuhan supervisi.
- Mekanisme penggantian ketika petugas tidak tersedia.
- Standar kualitas kebersihan yang ditetapkan.
Kesimpulan
Menghitung kebutuhan cleaning service untuk gedung perkantoran sebaiknya tidak hanya berdasarkan luas bangunan. Jumlah tenaga kerja perlu disesuaikan dengan jenis area, tingkat aktivitas, jumlah pengguna, jam operasional, frekuensi pembersihan, waktu kerja efektif, serta standar layanan yang ingin dicapai.
Perhitungan luas area dibagi kapasitas kerja dapat digunakan sebagai titik awal, tetapi evaluasi kondisi nyata di lapangan tetap penting. Dengan pendekatan tersebut, pengelola gedung dapat mencari keseimbangan antara kualitas kebersihan dan efisiensi biaya operasional.
Baca juga:
Butuh Dukungan Cleaning Service untuk Gedung Anda?
Jika perusahaan atau pengelola gedung Anda sedang mengevaluasi kebutuhan tenaga cleaning service, Kertajaya Cemerlang dapat membantu menyesuaikan kebutuhan layanan dengan kondisi operasional di lapangan. Hubungi Kertajaya Cemerlang melalui +622177975505 atau kunjungi halaman Hubungi Kami untuk mendiskusikan kebutuhan Anda.
